5 Dicas para Melhorar sua Vida com o Excel 2 Comentários


Para alguns profissionais, o relacionamento com o Microsoft Excel é um casamento feliz, obviamente com algumas discussões (como em todo o casamento), mas jamais cogitou-se a possibilidade de separação. Há uma dependência e parceria única. Esses profissionais dominam o que precisam do Excel, não são mestres, mas sabem até onde podem chegar.

Por outro lado, existem os que odeiam. Muito complicado, muito tempo perdido, muitas contas, muitas fórmulas… Arghh! Eles a dominam para o básico, como armazenar uma informações, um balanço ou uma conta básica. Não pretendem ir muito longe nesse casamento, pois não querem depender muito de uma ferramenta que os deixaria na mão (será??).

Para ambos os perfis de profissionais, elaboramos uma lista de dicas que podem melhorar seu relacionamento e sua vida com o Microsoft Excel. Nada muito complexo, na verdade nenhum tutorial longo (mas poderá encontrá-los ao longo do site). Desejamos criar motivação para que o usuário melhore sua experiência com a ferramenta, mesmo que não deseje se tornar um mago, mas que possa transmitir algo limpo e coerente e, de fato, organizar a vida no trabalho.

Nomeie Abas e Células

Nada pode te segurar se você souber onde estão as informações e do que se tratam. Frequentemente, as planilhas evoluem para arquivos muito grandes com dezenas de abas e milhares de linhas de dados. E, mesmo que isso não aconteça, você precisará identificar qual o assunto do conteúdo, hoje ou amanhã.

Por padrão, o Excel atribui nomes padronizados para as abas das planilhas, como “plan1”, “plan2”. Você pode alterar os nomes das abas para algo que descreva o seu conteúdo, por exemplo, “base de dados” e “cálculos financeiros”.

Figura 1: Renomear células ou objetos

Figura 1: Renomear células ou objetos

Para alterar o nome da aba, clique com o botão direito sobre, selecione “Renomear” e altere o texto da mesma.

Além disso, é possível “dar um nome” para figuras, formas, gráficos e até células. Você descobrirá que é muito mais informativo e fácil apontar a fórmula para uma célula chamada de “TaxaJuros” que para uma denominada “F5”.

É muito útil, também, para preservar quaisquer programações (macros) que façam referência à celulas ou objetos, como gráficos. Por exemplo, a planilha contém uma macro que copia o conteúdo da célula B5 para a célula G4, e atualiza o gráfico “Grafico1”. Se caso sejam inseridas linhas ou colunas que movimentem os valores das células, toda a programação precisará ser refeita, por que a célula B5 já não contém o valor. Mas uma célula nomeada “TaxaJuros”, acompanhará as movimentações da planilha, sem perder seus vínculos com programações.

Para renomear células, figuras, formas ou gráficos, selecione a célula ou objeto. Observe no canto esquerdo superior da tela (figura 1), uma caixa de texto contendo o nome atual. Clique sobre, edite o campo e pressione ENTER, para atribuir um nome novo.

Utilize e formate as bordas e conteúdos

Figura 2: Utilizar linhas ou colunas finas como separadores

Figura 2: Utilizar linhas ou colunas finas como separadores

Você pode editar e utilizar diversos formatos e cores de borda para destacar informações ou conduzir

entendimento da informação. As bordas podem ser linhas contínuas, tracejadas, pontilhadas, finas ou mais grossas. Deve-se aproveitá-las para organizar e aperfeiçoar o visual de uma planilha.

Se a primeira impressão é a que fica, deve ser de algo profissional e organizado. Pense em você, o que pensaria se recebesse uma planilha com valores jogados em qualquer canto, formatação nenhuma, sem possibilidade de saber o que refere-se ao que?

Para os cabeçalhos utilize cores de fundo contrastantes, ou seja, com cores diferentes do conteúdo.

Particularmente, prefiro criar “separadores” (figura 2). Insiro uma coluna e linha antes com 1 cm de largura / altura, para separar assuntos diferentes.

Atribua títulos, logos e fontes de referência

Sem dúvida, é importante informar do que se trata a planilha, quais identidades ela possui, com qual organização, produto ou serviço se vincula.

Além disso, é importante descrever a fonte de referência das informações que estão sendo reportadas na planilha, fórmulas de cálculo, bibliografia, premissas etc. Detalhar estas informações dará mais credibilidade e transparência ao seu relatório.

Insira títulos nas primeiras linhas que formariam o cabeçalho, para descrever nome do relatório, período, responsáveis pela atualização. Se possível, inclua uma figura com logo da organização ou departamento que está disponibilizando e para a consumidora da planilha. Para inserir uma imagem, clique na guia “Inserir” > “Imagem” e localize a figura que deseja inserir.

Dinamize a Planilha

O que significa dinamizar? É tornar mais fluído, ágil e automático. Uma planilha estática onde cada informação de célula precisa ser inserida manualmente, demoraria mais tempo para ser atualizada que uma planilha onde alteramos apenas uma ou duas células e as demais são todas fórmulas dinâmicas.

Por exemplo, vamos supor uma planilha de avaliação de investimentos onde calculamos os ganhos de capital de acordo com a taxa de juros. Esse ganhos utilizaremos para somar o total de dinheiro disponível para reinvestir em um negócio. Ao invés de calcular separadamente os ganhos e somar ao valor anterior, preferencialmente, utilize fórmulas e mantenha-as na planilha. Desta forma, a cada nova taxa de juros, automaticamente identificamos o valor de retorno do investimento atualizado.

Conheça funções que podem auxiliar na dinamização da planilha, clicando aqui.

Construa as Fórmulas

Figura 3: Botão para inserir fórmula

Figura 3: Botão para inserir fórmula

No início, com o Excel, costumamos utilizar o botão inserir fórmula (figura 3). Por lá, temos um guia excelente para localizar uma fórmula e como utilizá-lá, pelos critérios solicitados.

No entanto, com a facilidade acabamos criando uma limitação. Você sabe que podemos “aninhar” uma fórmula dentro da outra e da outra e assim por diante? Esta funcionalidade pode ser aplicada e treinada quando inserimos manualmente uma fórmula. Isso pode ser feito digitando “=” em qualquer célula e, em diante, podemos editá-la e incluir outras fórmulas em sua composição.

Conhece o PROCV? Por exemplo, podemos somar dois resultados do PROCV, direto na fórmula: PROCV (A2; plan1!A3:B8; 2; 0) + PROCV (B3; plan2!A4:C10; 2; 0)

Utilize as Cores a Seu Favor

É uma questão de gosto. Cada pessoa tem sua preferência pessoal na hora de escolher cores para um relatório, planilha de contas, etc. Você deve lembrar que algumas cores, universalmente, transmitem mensagens como o verde e vermelho. O verde pode declarar números positivos, enquanto o vermelho, números negativos.

Escolha as cores opostas (como o vermelho e o verde) para destacar, chamar atenção e causar impacto em uma determinada informação, célula ou cabeçalho. Cores muito contrastantes podem causar, no entanto, um efeito de desconforto. Cores próximas como o vermelho e laranja escuro, criam um visual mais agradável mas podem cansar rapidamente quem visualiza.

É possível editar estilos e cores rapidamente utilizando a opção “Estilos de Célula”, na guia “Página Inicial”. (figura 4) Escolha um estilo pré-definido para títulos, células com destaque, bordas, somatórias ou crie seus próprios estilos e salve-os para mais tarde, utilizando a opção “Novo Estilo de Célula…”.

Figura 4: Estilos pré-definidos de formatação de célula

Figura 4: Estilos pré-definidos de formatação de célula

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2 pensamentos em “5 Dicas para Melhorar sua Vida com o Excel

  • Ignacio

    Estimado Paulo

    Respecto de tu post sobre importacion de datos de Excel en Access es iinteresante el asunto pero meparece que seria mas interesante la importación de datos de Access a Excel ya que excel tine una mayor capacidad de procesamiento de datos y de análisis que access.

    No te parece.

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    • Paulo Campos
      Paulo Campos Autor do post

      Olá Ignacio! Primeiramente, obrigado pela participação! Concordo com você em partes. Digo em partes por que depende do objetivo do usuário. De fato, o Access tem mais capacidade para processar grande quantidade de registros, mas poucos recursos ágeis para trabalhar as análises. Em minha opinião (e da ser escrito um artigo sobre isto!), a melhor combinação seria na agregação e sumarização para então transportar os dados para o Excel, onde realizamos análises com grupos mais compactos de dados. No entanto, se recebemos um base no Excel, grande, podemos importar no Access, compactar, e então voltar para o Excel. Em alguns momentos, é impraticável trabalhar muitas linhas no Excel. Abraço

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