A avaliação de desempenho no Excel e Google Docs


O que é avaliação de desempenho?

A avaliação de desempenho é uma ferramenta comumente utilizada para gestão dos recursos humanos que consiste em avaliar os diversos aspectos e características de um profissional com o objetivo de identificar pontos de excelência e pontos de melhorias, propondo planos de ação sobre – desde feedback até treinamentos ou coaching especializados.

A avaliação de desempenho procura mensurar bons aspectos para tratar de retê-los e pontos a melhorar para tratá-los. Além de observar os indicadores quantitativos mais facilmente mensuráveis, como vendas, assiduidade e produtividade, avalia pontos qualitativos, mais difíceis de se quantificar e que devem ser avaliados pela atribuição de notas.

É uma metodologia muito importante e aplicável individualmente (como forma de auto análise) e também na organização empresarial, devendo ser criteriosamente construído e analisado, já que significará, muito provavelmente, uma promoção ou uma demissão no futuro.

Tipos de avaliação

A avaliação de desempenho é mais confiável e robusta quando aplicada através do método 360º, que engloba a avaliação por vários colaboradores e não somente pelo chefe-subordinado, é a junção de todos os tipos mencionados abaixo:

  • Auto-Avaliação: O colaborador realiza uma reflexão sobre si mesmo em seus aspectos.
  • Avaliação entre pares: Um colaborador avalia e é avaliado por outro colega da mesma equipe.
  • Avaliação por cliente/fornecedor interno: Um colaborador é avaliado por outro colaborador em uma área para a qual presta serviços, e avalia outro colaborador de uma área da qual consome serviços.
  • Avaliação de gestor/subordinado: Um colaborador avalia seu superior direto e é avaliado da mesma forma.

Construindo o modelo de avaliação de desempenho

A avaliação é feita pela atribuição de notas para determinados aspectos e características que são somadas e ponderadas de acordo com o peso de cada quesito (se necessário) e entre todas as avaliações realizadas para determinado indivíduo.

A determinação dos aspectos a serem avaliados é sempre subjetiva, ou seja, deve variar de acordo com o foco da organização ou do indivíduo, mas são mais frequentemente utilizados como abaixo.

PADRÕES DE COMPORTAMENTO E ATITUDES

  • Relacionamento Interpessoal: Gosta de se relacionar com pessoas e consegue gerenciar seus relacionamentos de forma ganha-ganha.
  • Confiabilidade: É uma pessoa confiável. Faz o que fala e fala o que faz.
  • Equilíbrio Emocional: Sabe manter o controle em situações adversas.
  • Flexibilidade: É aberto ao novo. Encara mudanças como oportunidades de aprendizado e crescimento.
  • Cultura geral e respeito à diversidade: Tem uma boa cultura geral. Conhece e respeita aspectos diferentes da sua cultura (outras religiões, valores, classes sociais, orientações sexuais, entre os principais). Não tem preconceitos.
  • Ética e Moral: Conquista as coisas pelo próprio mérito. Assume a responsabilidade pelo que faz e não culpa outros por erros seus. Respeita as regras dos ambientes onde está, pessoal e profissionalmente.
  • Empatia: Consegue se colocar no lugar do outro antes de fazer julgamentos ou tirar conclusões sobre uma pessoa.

COMPETÊNCIAS

  • Empreendedorismo
  • Comprometimento e Execução
  • Pensamento estratégico e Visão inovadora
  • Gestão de Pessoas
  • Negociação
  • Tomada de decisão
  • Trabalho em Equipe
  • Liderança
  • Etiqueta empresarial

Automatizando o processo de avaliação

Controlar e sistematizar a realização da avaliação de desempenho, quando ela envolve muitos participantes, é sempre uma tarefa importante e complexa, pode envolver a construção de uma sistema específico ou a utilização de formulários em planilhas de Excel.

Uma forma rápida, barata e ainda assim efetiva de se garantir este processo é através da utilização de um recurso de formulários do Google Docs para modelar os formulários e enviá-los aos respectivos avaliadores sendo automaticamente compilados em uma planilha de Excel do Google, conforme forem respondidos.

Criar um formulário no Google Docs não envolve custo algum, basta possuir uma conta do Google. Leia o post “Como coletar dados de pesquisa usando o Google Docs” para aprender como utilizar este recurso e clique no link http://goo.gl/forms/3Nf6abd40t para ver este exemplo de formulário para avaliação de desempenho.

Para copiar o modelo e editá-lo, utilize este link: https://drive.google.com/folderview?id=0B292Byuyep8SWUs1UXEyZzhWbGs&usp=sharing.

Quando todos os formulários forem preenchidos, o avaliado deverá acrescentar as notas da sua auto-avaliação, preenchendo o mesmo formulário, mas selecionando a opção “Tipo de Avaliação” como “Auto-Avaliação”, esta informação será utilizada para podermos separar a avaliação pessoal das demais. No modelo criado, separamos o grupo “Padrões de Comportamentos e Atitudes” em questões tipo “escala”, e o grupo “Competências” em questões tipo “grade”.

A base de dados gerada no Google Docs deverá parecer como abaixo:

Planilha do Google com resultados

Exporte a planilha do Google Docs pra uma planilha de Excel e copie e cole na base de dados da planilha modelo (disponível para download ao final deste artigo). Nesta planilha, você precisa atenta-se para os nomes das colunas onde está inserindo a informação que devem ser os mesmos na aba “Base” e na aba “Resumo”.

Utilizaremos um gráfico de teia para analisar e comparar os resultados da auto-avaliação do funcionário com a média de todas as outras avaliações, pois assim temos uma base mais confiável para tirarmos nossas conclusões.

Como na figura abaixo, observam-se claras distorções entre a qualidade de alguns aspectos na percepção do avaliado e na percepção dos demais avaliadores, como por exemplo em “empatia”. O avaliado tem uma visão subestimada da sua qualidade empática, visto que foi avaliado com nota média acima da nota que ele próprio se atribuiu. Por outro lado, “ética e moral” e “cultura geral de respeito à diversidade” apresentam uma lacuna negativa, ou seja, o avaliado considera-se melhor que a média geral das demais avaliações.

avalDes1

Estas lacunas podem representar “pontos-cegos” (conhecidos pelos outros, mas desconhecido pelo eu) ou “áreas escondidas” (que são conhecidas somente pelo “eu”). Estes aspectos e as maneiras de atuar sobre estes desvios são melhor descritos no artigo: “Equipe de alta performance e a Janela de Johari“.

down_icon Planilha para Avaliação de Desempenho

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