Aprenda a Análise SWOT Com Modelo no Excel 17 comentários


Análise SWOT é uma ferramenta situacional que permite identificar as forças e fraquezas de uma organização frente à oportunidades e ameaças que pode-se encontrar. A análise envolve a coleta de dados e desenho de fatores internos e externos que afetam ou podem afetar os resultados da empresa. Vamos revisitar esta análise prática e direta, ponto de partida para investigação e/ou tomada de decisão por parte da empresa.

O Que É Análise SWOT?

A análise SWOT é uma metodologia desenvolvida com o intuito de analisar a situação em que a empresa se encontra, coletando dados históricos e previsões e antecipar o futuro de acordo com fatores internos e externos à empresa. A SWOT é um acrônimo traduzível por:

Strengths: Forças, tudo aquilo que a organização domina e tem vantagem sobre os demais competidores.
Weaknesses: Fraquezas, tudo aquilo que a organização conhece como falhas que podem ser exploradas pelos adversários
Opportunities: Oportunidades, fatos que podem trazer alguma vantagem competitiva para a empresa, se aproveitados.
Threats: Ameaças, movimentações que são desfavoráveis e podem prejudicar a companhia de alguma maneira.

Em português, é também conhecida como FOFA.

Forças e fraquezas são fatores internos da empresa que podem ser melhorados, fortalecidos ou eliminados, ou seja, detém-se força de ação sobre eles, enquanto que oportunidades e ameaças são externos, e não podem ser manipulados diretamente pela empresa – ela pode apenas reagir à eles ou antecipá-los.

 A análise SWOT é representada, graficamente, por um quadro chamado de matriz SWOT:

Figura 1: A Matriz SWOT

Figura 1: A Matriz SWOT

A análise SWOT é amplamente aceita por constituir-se de uma ferramenta simples que permite identificar pontos chave da empresa, entre forças e fraquezas, e alavancá-los ou defendê-los com oportunidades ou de ameaças, respectivamente.

Apesar de ser uma ferramenta bastante conhecida e aplicada, há de se considerar seus benefícios e limitações, conforme descrito na tabela da figura 2.

Figura 2: Benefícios e limitações da SWOT.

Figura 2: Benefícios e limitações da SWOT.

Podemos construir uma análise de forma relativamente simples, provendo um fácil entendimento. É possível vislumbrar o futuro da empresa e possíveis metas que a orientarão neste cenário previsto, identificando fatores interessantes e que motivem uma investigação mais profunda.

Além disso, mapeando-se os fatores que impactam ou poderão influenciar a companhia, é possível visualizar claramente e assertivamente estes cenários.

No entanto, podemos esbarrar em algumas limitações presentes na ferramenta como a tendência natural em criar-se listas extensas e múltiplos fatores que acabam por minimizar a vantagem da simplicidade, objetividade e foco da análise. Na análise convencional, não costuma-se priorizar os fatores chave, um passo importante para auxiliar no foco. A construção de uma SWOT requer certo esforço, mas em algum momento somos suscetíveis a listar opiniões que, não necessariamente, refletem um fato fundamentado.

Como Realizar a Análise?

A SWOT pode ser realizada por uma pessoa ou por um grupo de pessoas qualificadas e diretamente responsáveis pela análise, composta por alguns poucos passos:

  1. Identificar e listar os fatores chave classificados como forças ou fraquezas
  2. Identificar e listar as oportunidades e ameaças da empresa
  3. Priorizar os fatores chave
  4. Identificar os pontos de alavancagem

Forças e Fraquezas

Forças e fraquezas podem ser identificadas sem muito esforço pelos gestores das empresa, mas eventualmente faz-se necessário avaliar mais a fundo nos aspectos da empresa:

  • Recursos: Imobilizado, equipamento, conhecimento, brand equity, propriedade intelectual etc
  • Competências centrais
  • Capacidades
  • Áreas Funcionais: Gestão, Força de Vendas, Operações, Finanças, Recursos Humanos etc.
  • Cultura Organizacional
  • Proposta de Valor

Com o objetivo de não criarmos confusão entre forças e fraquezas é necessário que façamos uma definição clara, descrição precisa de cada fator – e evitar descrições muito abrangentes. No entanto, uma fraqueza pode também ser uma força para a empresa.

Fazer benchmarking é mandatório para uma boa análise SWOT, afinal como saber se somos bons sem uma base de comparação: uma margem de lucro de 15% pode parecer excelente, mas e se a média de margem dos concorrentes for 20%? Isso muda a perspectiva.

Por fim, através da metodologia VRIO (valioso, raro, não pode ser imitado), podemos definir quão forte é um recurso da empresa.

Oportunidades e Ameaças

A principal fonte de onde é possível identificar e extrair oportunidades e ameaças, fatores externos que podem afetar o resultado da empresa é a análise de macroambiente (onde analisamos todas as seis forças macroambientais: demográficas, econômicas, político-legais, sócio-culturais, tecnológicas e naturais).

Análise de concorrência: Observação e acompanhamento das mudanças ou implementação de novas estratégias da concorrência é essencial para identificar-se oportunidades ou ameaças criadas por estas movimentações.

Mudanças no mercado: Oportunidades e ameaças são mais facilmente encontradas durante mudanças no mercado, quando um mercado passa a atender novas necessidades dos consumidores com o mesmo produto ou a criação de novos nichos de mercado, por exemplo.

Análise SWOT Avançada

 Um dos fatores que trazem limitações para a análise SWOT convencional é a questão da não priorização dos fatores identificados. Através desta análise avançada, podemos eliminar este problema, priorizando, justamente, os pontos mais importantes que têm maior impacto e relevância para o negócio, permitindo um melhor foco e atenção onde realmente trará mais resultado.

A priorização deve ser realizada de acordo com a pontuação de cada fator. Quanto maior a pontuação, maior é o impacto sobre a empresa e maiores serão os resultados de uma estratégia bem sucedida.

Podemos priorizar forças e fraquezas utilizando:

  • Relevância: Qual a importância desta força ou fraqueza para a empresa, em comparação com todos os outros fatores? Quanto representa sua relevância dentro da análise? Um valor de 0% a 100%, onde a somatória de todos os fatores deverá sempre ser igual a 100%.
  • Classificação: É uma pontuação de 1 a 3 atribuída ao fator que indica se a força ou fraqueza é máxima (3), média (2) ou mínima (1) para a organização.
  • Pontuação: A pontuação é obtida pelo produto (multiplicação) da relevância e da classificação.

Oportunidades e ameaças são classificadas com base em:

  • Relevância: Qual a importância desta oportunidade ou ameaça para a empresa, em comparação com todos os outros fatores? Quanto representa sua relevância dentro da análise? Um valor de 0% a 100%, onde a somatória de todos os fatores deverá sempre ser igual a 100%.
  • Probabilidade: É uma pontuação de 1 a 3 atribuída ao fator que indica qual a probabilidade desta oportunidade ou ameaça ocorrer e impactar a empresa, entre probabilidade máxima (3), média (2) ou mínima (1) para a organização.
  • Pontuação: A pontuação é obtida pelo produto (multiplicação) da relevância e da probabilidade.

Além disso, através do cruzamento de forças e fraquezas com oportunidades e ameaças (onde vê-se correlação), agrega-se ainda mais valor e sentido para a análise, desenvolvendo insights mais elaborados e permitindo a identificação e criação de estratégias muito claras com relação aos fatores posicionados:

  • Alavancagens: São forças que estão ou podem estar ligadas à oportunidades. Se a empresa possui um grande portfólio de novos produtos cosméticos e identificamos uma oportunidade onde verifica-se crescimento veloz neste segmento, temos um claro ponto de alavancagem para a empresa que pode e deve ser aproveitado.
  • Vulnerabilidades: As forças da empresa que se cruzam com ameaças não controláveis são consideradas vulnerabilidades.

    Vulnerabilidades são fatores que podem ser prejudiciais para a empresa no curto, médio ou longo prazo e precisam ser blindadas com estratégias de defesa. Se uma força da empresa é a presença de um produto inovador, patenteado, e temos a ameaça iminente da quebra de patente, logo teremos um problema.

  • Restrições: Restrições são o fruto do relacionamento entre fraquezas e oportunidades, ou seja, o que não pode ser aproveitado pela empresa devido às suas fragilidades. No tempo correto, estas fraquezas precisam ser eliminadas para conquistar tais oportunidades.
  • Problemas: O “abacaxi” da empresa, são os pontos que se cruzam em fraquezas e ameaças. Se a companhia possui problemas com qualidade do produto e o mercado claramente vem cobrando produtos de qualidade naquele segmento, temos um problema imediato. Resolver os problemas tornam-os, ainda assim, vulnerabilidades, quando as ameaças persistem.

Aplicando a SWOT no Microsoft Excel

Para este artigo construímos um modelo em Excel para utilizar a análise SWOT (avançada). Clique aqui para baixar o modelo e acompanhe as explicações abaixo para aprender a utilizá-lo.

Primeiro precisamos mapear as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da organização. Na aba “Matriz”, você pode acessar os quatro quadros da matriz, para cada dimensão.

Figura 3: Identifique e preencha a matriz SWOT

Figura 3: Identifique e preencha a matriz SWOT

(Figura 3) Para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, preencha a “Descrição” do fator, insira o valor percentual de “Relevância” e selecione o valor para “Classificação” ou “Probabilidade”.

Automaticamente, um código será gerado na primeira coluna e a pontuação calculada na última.

Lembre-se que o total da relevância deve ser “100%” e pode ser visualizado no cabeçalho superior de cada quadro.

Dependendo da pontuação calculada, a estrela amarela ficará mais ou menos preenchida. Quanto maior a pontuação e mais preenchida a estrela, mais prioritário é o componente da matriz.

Figura 4: Alavancagens, vulnerabilidades, restrições e problemas

Figura 4: Alavancagens, vulnerabilidades, restrições e problemas

Em seguida, na aba “Matriz2”, podemos identificar e preencher as alavancagens, vulnerabilidades, restrições e problemas, com base na SWOT criada.

São quatro quadros, e cada um possui as opções para cruzar forças e fraquezas com oportunidades e ameaças.

(Figura 4) Clique sobre a célula abaixo do cabeçalho para escolher um código de um fator (força ou fraqueza) que será automaticamente preenchido na célula à sua direita adjacente. Depois selecione um código de oportunidade ou ameaça que se cruza, correlaciona e/ou tem ligação com o fator anterior. A pontuação será trazida na última célula, representando a somatória das pontuações dos fatores em cruzamento. No exemplo, a força da empresa que é “alto foco e expectativa de novos produtos” tem relação com uma oportunidade de “segmentos de mercado apresentando menor concorrência e crescimento interessante”.

Atente-se às fórmulas e tome cuidado para não apagá-las.

Cada cruzamento também possui um gráfico de estrela que determina a sua prioridade e deverá gerar uma estratégia e plano de ação principais, uma vez que têm maior impacto e relevância para a organização, ao contrário de projetos menores para cruzamentos pouco significativos.

 

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