Árvore da Realidade Atual / Futura 3 Comentários


Muitas das vezes nos deparamos com situações adversas em um negócio, situações estas que, frequentemente, ocorrem em conjunto, simultaneamente, e que nos dão a sensação de falta de organização, insolubilidade dos problemas, como se estivéssemos “apagando incêndios” mas sem encontrar e resolver a causa primária destas dificuldades existentes. Existe um teorema que concentra-se exatamente em determinar essas raízes e origens dos diversos problemas que fazem parte dos processos que giram dentro de uma empresa: Árvore da Realidade Atual ou Futura ou Diagrama de Causa e Efeito.

Este exercício foi batizado com o nome de Árvore da Realidade Atual ou Futura  justamente por que construímos, através dele, os ramos de uma árvore (os problemas) e identificando as raízes da árvore (os problemas raiz ou causa primária).

Todo este teorema está descrito mais detalhadamente no livro “Não é sorte” de Eliyahu M Goldratt (Nobel, 2004). Já o utilizei algumas dezenas de vezes e, frequentemente, cheguei a conclusões que pareciam óbvias após realizar o exercício, mas que não eram tão perceptíveis até a construção da arvore da realidade e, agora com mais fundamentos e possibilidade de identificação de melhorias.

1 Passo: Enriqueça o conhecimento do processo.

Reúna pessoas que trabalham ativamente dentro do processo e detém conhecimento suficiente para criticá-lo de forma construtiva. Esta equipe irá enriquecer a construção deste diagrama, agregando informações além daquelas que você já possui.

2 passo: Determine e descreva o seu objetivo.

É essencial estabelecer um objetivo, onde se deseja chegar, que metas deseja cumprir. Tal meta deve ser coerente, tangível e mensurável ao longo do processo e ao seu término, afinal, você vai querer ver os resultados.

3 passo: Identifique os obstáculos existentes neste objetivo.

Identifique, no mínimo, 10 efeitos indesejáveis ou obstáculos, problemas que afetariam o cumprimento do seu objetivo. Escreva estes efeitos em um papel, documento.

4 passo: Inicie a montagem da arvore com ligações de causa e efeito.

Para todo efeito existe uma causa anterior. Esta é uma teoria da Física que permite desenhar o diagrama a que nos propomos. Por

exemplo, se eu estou com dor de dente, então vou ao dentista. Ir ao dentista é efeito e a dor de dente é a causa. Se você detalhar mais, descobrirá a causa da dor de dente: “Se não ando escovando bem os dentes, então estou com cárie, então estou com dor de dente e, por este motivo, vou ao dentista.”

As relações de causa e efeito deverão estender-se até encontrar-se os motivos ou causas primárias que ocasionaram a sua existência.

Em nosso exercício vamos ligar os 10 efeitos indesejáveis considerando que para cada um deles existe uma causa ou efeito. Utilize as palavras de condição “se isso… então aquilo” e aumente os ramos com efeitos adicionais que não estavam na sua listagem original. Algumas coisas podem parecer redundantes mas são essenciais para confirmar o raciocínio das ligações.

Você poderá desenhar em um papel, utilizar post-its, o Word, Excel, etc, basta detalhar cada ramo o máximo que puder. Este processo irá tomar algumas horas do seu dia e da sua equipe mas, ao final dele, você terá um ou dois problemas raiz, as causas primárias que, se atacadas, irão eliminar os demais problemas que são, sempre, consequência. Fique atento: muitas das soluções para as causas primárias poderão ser encontradas nos próprios problemas recorrentes.

Vamos partir para um exemplo prático para ilustrar este teorema.

Vamos estabelecer o nosso objetivo como “Aumentar as vendas da empresa”.

Para atingir este objetivo vamos encontrar alguns obstáculos, problemas ou o que chamamos de “efeitos indesejáveis” e vamos enumerá-los:

#EI1. A empresa encontra constantes faltas no estoque para atendimento das vendas.

#EI2. A força de vendas não possui treinamento adequado.

#EI3. O mercado possui muitos concorrentes.

#EI4. O preço dos produtos da empresa são maiores que da concorrência.

#EI5. O marketing oferece ferramentas insuficientes.

#EI6. O corpo gerencial direto realiza coaching inadequado.

#EI7. Má comunicação e treinamento sobre a remuneração variável.

#EI8. Processos internos de política comercial e investimento são muito lentos.

#EI9. Os lançamentos de produtos não são realizados com excelência.

#EI10. Não há gestão adequada das visitas ao cliente.

Vamos utilizar o Excel para inserir caixas de texto contendo cada um destes efeitos indesejáveis e ligá-las com desenhos de seta, usando as sentenças “se… então…”. A primeira ligação que identificamos dentre todas estas informações é que se “o corpo gerencial direto realiza coaching inadequado”, então “não há gestão adequada das visitas ao cliente”. Ligamos as duas caixas com uma seta que parte do #EI6 até o #EI10.

Podemos acrescentar mais um ramo que observamos, utilizando uma recorrência (quer dizer que vamos detalhando mais efeitos): Se “a força de vendas não possui treinamento adequado”, então “não tem conhecimento sobre  as atividades e formas de visita”. Juntamos, agora, com a anterior usando uma adição “e”. Se “o corpo gerencial direto realiza coaching inadequado” e “não tem conhecimento sobre  as atividades e formas de visita”, então “não há gestão adequada das visitas ao cliente”.

Se “a força de vendas não possui treinamento adequado”, então (também), há “má comunicação e treinamento sobre a remuneração variável”.

Atrelando todas as causas e efeitos chegamos a um resultado como abaixo (clique para ampliar):

DiagramaCauEfe

Descrevendo o final deste processo, identificamos algumas causas primárias para o objetivo de crescimento das vendas. Como não há controle e gestão adequado de produto (produção até vendas), observamos faltas constantes de produto no estoque, poucas ferramentas de marketing e falta de gestão efetiva nos lançamentos de produtos.

Como os lançamentos de produtos não são realizados com excelência, a empresa não conquista novos mercados e não haverá aumento das vendas. A pouca versatilidade das ferramentas de marketing, o preço elevado dos produtos e falta de agilidade na definição das políticas comerciais e de investimento nos levam a um posicionamento pouco efetivo frente ao mercado. Esta lentidão é justificada pela burocracia e demora na aprovação e controle de documentos e processos.

Outro problema-chave é a falta de treinamento da força de vendas que leva a um coaching inadequado, pouco conhecimento sobre as

rotinas de visita ao cliente e das regras de remuneração variável. Tudo isso, conforme o diagrama, leva ao não crescimento das vendas.

Destacados estre três pontos chave, podemos encontrar as soluções dentro dos próprios efeitos:

A) Não há controle e gestão adequado de produto (produção até vendas)

Note que a gestão adequada deverá estar concentrada em garantir os processo de disponibilização de produção do estoque, logística, vendas (com maior contato do marketing com estas áreas da empresa), além da busca da excelência no processo de gestão e controle de lançamento de novo produto e fornecimento de ferramentas suficientes para que a Força de Vendas possa incrementar seus resultados durante uma negociação.

B) A força de vendas não possui treinamento adequado

A empresa deverá investir e orientar na execução de treinamentos focados em explanar o modelo de remuneração variável, os modelos de rotina para visitação dos clientes e de como realizar coaching gestor-colaborador.

C) Processos internos de política comercial e investimento são muito lentos

Este ponto deverá ser revisado de tal forma que encontre maneiras de agilizar o processo que prejudica o resultado de crescimento nas vendas da empresa.

Desta maneira, você pode ver que todos os problemas que identificamos e que prejudicam o nosso crescimento das vendas da empresa ficam mais organizados e, através desta relação lógica de causa e efeito entre eles, nos mostram o caminho para solucionar vários problemas, concentrando-se em alguns poucos mais importantes e primários.

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