Aprenda a Aplicar o Balanced Score Card no Excel 2 Comentários


Conceito

O balanced score card (BSC) pode ser traduzido como “painel de pontuação ponderada”, mas é melhor explicado como um sistema de planejamento e gestão estratégica que é utilizado ostensivamente em negócios, indústrias, governos e organizações sem fins lucrativos no mundo inteiro, para alinhar as atividades empresariais com a visão e estratégia da organização, aperfeiçoar comunicações internas e externas, além de monitorar o desempenho da empresa em relação aos seus objetivos estratégicos.

Figura 1: Perspectivas do balanced score card.

Figura 1: Perspectivas do balanced score card.

Foi criada pelos Drs. Robert Kaplan (Harvard Business School) e David Norton como um modelo de avaliação de performance que adicionava medidas estratégicas de resultados além dos resultados financeiros, trazendo uma análise mais balanceada do desempenho da organização, permitindo uma gestão mais apurada, com fomento para uma tomada de decisão assertiva.

O balanced score card é uma das dez ferramentas de gestão mais utilizadas em todo mundo e, de acordo com os editores da Harvard Business Review, uma das idéias mais influentes dos últimos 75 anos.

Evoluiu, no entanto, de uma simples análise de resultados, para uma verdadeira ferramenta do mais completo planejamento estratégico, transformando os documentos que desenvolvem o plano estratégico passivo em um quadro mais tangível – as ordens de marcha – para a empresa, em um acompanhamento de metas e resultados diário. Provê não apenas métricas de desempenho, mas auxílio aos planejadores no quê deve ser realizado.

Perspectivas

balanced score card sugere que olhemos para organização a partir de quatro perspectivas, desenvolvendo métricas, coletando dados e analisando-os relativamente à cada perspectiva:

1. A Perspectiva do Aprendizado e Crescimento

Esta perspectiva inclui o treinamento de colaboradores e de atitudes culturais da corporação relacionadas com o indivíduo e com o auto-aperfeiçoamento da organização. Em uma empresa de trabalho pelo conhecimento, as pessoas – o único repositório de conhecimento – são o seu principal recurso. No atual cenário de rápidas mudanças tecnológicas, torna-se necessário que os trabalhadores com conhecimento estejam em constante “modo de aprendizado”. Métricas podem ser utilizadas para auxiliar e orientar os gestores a aplicar as verbas de treinamento onde serão melhor aproveitadas. De qualquer maneira, o aprendizado e crescimento constituem-se a base essencial de qualquer organização.

Kaplan e Norton enfatizam que “aprender” é mais que “treinar”. Inclui também a existência de tutores e mentores na organização, assim como facilitadores de comunicação com os colaboradores que os auxiliam a prontamente ajudarem em um problema quando necessário. Também inclui ferramentas tecnológicas, “sistemas de trabalho de alta performance”.

2. A Perspectiva de Processos

Refere-se aos processos internos da organização. Métricas baseadas nesta perspectiva permitem que os gerentes saibam se os negócios estão fluindo bem e se os produtos e serviços estão em conformidade com os requerimentos dos clientes (missão). Estas métricas devem ser desenvolvidas pelas pessoas que participam intimamente de cada processo específico, que são as pessoas que os conhecem melhor.

3. A Perspectiva do Cliente

As filosofias de gestão mais recentes mostraram o aumento na percepção da importância do foco no cliente e da satisfação do consumidor em qualquer tipo de negócio. Estes são indicadores principais: se os clientes não estiverem satisfeitos, eles irão, eventualmente, encontrar outros fornecedores que irão atender suas necessidades. Um desempenho ruim neste indicador é, então, um forte indicador de declínio futuro, mesmo que o cenário financeiro da empresa pareça bom.

Ao desenvolver métricas de satisfação, os clientes devem ser analisados em termos de tipos de clientes e tipos de processos para os quais estamos oferecendo um produto ou serviço para estes grupos de clientes.

4. A Perspectiva Financeira

Kaplan e Norton não menosprezam a necessidade usual de dados financeiros. Este tipo de informação, no tempo correto e acuracidade adequada, devem sempre ser uma prioridade, e os gestores devem fazer o possível para provê-los. De fato, frequentemente têm-se acesso à informações financeiras de forma satisfatória. Mas o ponto reside na demasiada ênfase nos indicadores financeiros, em detrimento das demais perspectivas. Portanto, é necessário a inclusão de dados (relativos) financeiros adicionais, como avaliação de risco e custo-benefício, nesta categoria.

Outras Aplicações do Balanced Score Card

O “BSC” pode ser utilizado em áreas mais específicas ou tarefas que saem do escopo de administração geral de uma organização, para avaliar a performance de:

  • Uma Equipe ou Departamento: Atividades-chave de uma equipe, de projetos ou entregáveis;
  • Um Plano Estratégico: Atingimento dos objetivos do projeto, em qualquer escopo;
  • Avaliação de Fornecedores: Aderência da proposta dos fornecedores em relação às necessidades da empresa;
  • Gestão de Investimentos: O índice de desempenho de cada empresa (na mesma base) pode auxiliar na decisão por investir ou não em suas ações.
  • Gestão de Portfólio: Os fatores que afetam o desempenho de cada produto ou serviço, em um portfólio, podem ser mensurados em relação aos objetivos, permitindo uma gestão mais acurada e organizada.

Balanced Score Card no Excel

Neste artigo, disponibilizamos o balanced score card em um modelo no Microsoft Excel, para ser utilizado como base e ferramenta para aplicação da gestão empresarial. O modelo pode ser editado e customizado conforme uma necessidade específica, sendo, particularmente, bastante flexível. Para baixar o modelo, clique aqui.

Como Utilizar a Planilha BSC

Figura 2: Como utilizar a planilha

Figura 2: Como utilizar o modelo BSC

(1) KPI: Preencha com a descrição do indicador chave definido para análise de performance, de acordo com a perspectiva que a rege.

(2) Importância: É o percentual que representa a importância do indicador em relação aos demais indicadores. A somatória da importância de todos os indicadores deve ser igual a 100%, obrigatoriamente (3).

(4) Meta: É um valor que define o objetivo estabelecido para o indicador, como a meta de vendas, por exemplo.

(5) Resultado: É um valor que define o resultado do período, deste indicador.

(6) Cálculo do Índice: Selecione entre “Normal” ou “Invertido”. O cálculo normal retorná na coluna “Índice” (7), o resultado da fórmula “Resultado” dividido por “Meta”, e devemos utilizá-lo quando o índice maior é o resultado de um resultado maior, como as vendas realizadas em relação à meta: quanto maior, melhor. O cálculo “invertido” é o inverso do normal, quando o índice bom for resultado do menor valor possível, resultado da fórmula “Meta” dividido por “Resultado”, como incidência de defeitos na produção, por exemplo.

(8) Índice Ponderado: É uma fórmula que pondera o índice calculado com base no resultado, multiplicando o “Índice” por “Importância”. Desta forma, se observamos um excelente resultado em um KPI com pouca importância, o impacto na pontuação final será pequeno, e vice-versa.

Figura 3: Legenda de cores para indicadores

Figura 3: Legenda de cores para indicadores

Os outputs  do balanced score card são os índices e índices finais ponderados para cada perspectiva, que irão determinar se o desempenho do indicador-chave segue de acordo com as metas ou está abaixo delas (o que é ruim). A planilha BSC, automaticamente, utiliza os critérios abaixo para determinar o desempenho de cada indicador:

  • Abaixo de 0,9: Vermelho, o indicador não está atingindo, minimamente, os objetivos estabelecidos.
  • Entre 0,9 e 0,99: Amarelo, o indicador não atinge as metas, mas está próximo de ser concluído.
  • Acima de 0,99: Verde, o indicador cumpre ou supera os objetivos.

A avaliação do balanced score card deve ser feita analisando-se os “índices gerais” de cada perspectiva e, abrindo-se os detalhes dos aspectos que têm pontuação ruim, vale investigar e priorizar os KPIs que estão prejudicando a performance geral. Da mesma maneira, os indicadores chave que impulsionam um resultado positivo precisam ser manejados como modelo de sucesso e divulgados de forma a compor uma visão geral da saúde da empresa.

Referências: http://www.balancedscorecard.org

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