Como Utilizar o Outlook para Aprovação 3 Comentários


Há muito tempo utilizamos documentos físicos e assinaturas a caneta. É ainda muito utilizado, e acredito que garante a manutenção das vendas nas indústrias de papel, canetas e das empresas que prestam serviços armazenando essas grandes quantidades de registros físicos.

É claro, do ponto de vista jurídico, devem existir ainda determinados tipos de documentos que precisam ser mantidos desta forma, mas legalmente falando, hoje, um simples e-mail pode ter valor jurídico.

Se pensarmos internamente, em uma empresa, é essencial mantermos histórico e registro para posterior consulta e, também, para restringir a tomada de decisão indiscriminada. Se alguma decisão se mostra errada no futuro, precisamos saber quem a aprovou e sobre quais fundamentos. Precisamos ter rastreabilidade das ações tomadas, principalmente se elas têm impacto financeiro, por isso a importância de mantermos controles internos de atividades que detém um peso relevante nos processos do negócio.

Métodos de Aprovação com Outlook

Conhecemos atualmente, dois métodos de aprovação: físico e virtual. Trataremos sobre o método virtual e uma ferramenta específica, o Microsoft Outlook.

Além de enviar e-mails, gerenciar compromissos e tarefas, a ferramenta da Microsoft detém variados recursos para as gestões mais diversas, e podemos utilizá-la como um serviço de aprovação prático e simples. Há controvérsias sobre a validade do ponto de vista jurídico, que pode variar caso a caso e os métodos abaixo são recomendados para aprovações internas da empresa.

Clique em “Novo Email” para abrir o editor de mensagem. Uma vez nele, clique na guia “Opções” e clique em “Usar Botões de Votação”. Selecione a opção “Aprovar;Rejeitar” (figura 1). Pronto, a mensagem agora contém a opção de votação, que pode ser preenchido pelo remetente.

Figura 1: Inserir botões de votação no email.

Figura 1: Inserir botões de votação no email.

Se você desejar customizar as opções de votação – mudando para “Concordo;Não concordo”, por exemplo – poderá fazê-lo seguindo o mesmo caminho, mas clicando em “Personalizar…” no menu de “Usar Botões de Votação”, depois clique em “Fechar” (figura 2).

Figura 2: Customizando opções de votação.

Figura 2: Customizando opções de votação.

 Insira a mensagem e os documentos requeridos para aprovação ou de acordo e envie a mensagem para os destinatários responsáveis.

A mensagem deverá aparecer como demonstrado na figura 3, se ele olhar a mensagem diretamente no painel de leitura (sem clicar duas vezes sobre o email). Clicando sobre a opção “Clique aqui para votar.”, surgem as opções de votação.

Se ele abrir a mensagem (clicando duas vezes sobre ela), as mesmas opções podem ser acessadas no botão “Votar”, no grupo “Responder” (figura 4).

Figura 3: Opções de votação no painel de leitura rápida.

Figura 3: Opções de votação no painel de leitura rápida.

Figura 4: Acessando opções de votação ao abrir a mensagem.

Figura 4: Acessando opções de votação ao abrir a mensagem.


 

As respostas de aprovação ou rejeição poderão ser controladas abrindo o seu email enviado na pasta “Mensagens enviadas” e clicando sobre o botão “Controle” (figura 5).

Figura 5: Controle de aprovações e rejeições.

Figura 5: Controle de aprovações e rejeições.

Orientações Finais

– Salve uma cópia do email enviado contendo as aprovações em uma pasta compartilhada, garantindo que o email possa ser resgatado em qualquer circunstância (inclusive na sua saída da empresa).

– Se for divulgar para público externo, valide e busque orientação do departamento ou assessoria jurídica da empresa.

– Se for divulgar para público interno, busque orientação dos manuais e regulamentos ou responsáveis por controles internos na empresa.

– Fique atento às datas e prazos de aprovação. O destinatário pode aprovar e depois rejeitar, se assim lhe aprouver. Para não prejudicar a confiabilidade do processo, estipule uma data final para aprovação ou rejeição, armazenando o email válido até antes da data estipulada.

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