Criando Consultas no Microsoft Access: Seleção


Neste artigo, provemos um tutorial para criar uma das consultas (queries) que podem ser utilizadas no Microsoft Access para trabalhar e analisar dados em uma tabela: a consulta de seleção (selection query).

O que são consultas?

Uma consulta é uma função do Microsoft Access para trabalhar com os dados em uma tabela, de forma que é possível atualizar um

dado, inserir um novo, excluir ou criar uma tabela nova. Da forma que faria em uma planilha de Excel, selecionando linhas ou colunas, também pode aplicar no Access. A melhor forma,  no entanto, é executar estas operações através de consultas para manter integridade de dados e agilizar o processo.

A Consulta de Seleção

Uma consulta de seleção é utilizada basicamente para filtrar os dados que deseja-se trazer de uma tabela que contém o universo dos dados, onde desejamos o retorno apenas dos registros que satisfaçam nossos critérios.

Figura 1: Consulta de seleção

Figura 1: Consulta de seleção

Vamos supor uma tabela com dados de vendas por produto, por clientes e por período. Ela contém milhares de registros, mas procuramos visualizar apenas as vendas do produto “PROD-2”, no mês de janeiro. Como demonstrado na figura 1, podemos selecionar apenas os dados com os quais queremos trabalhar, reduzindo significativamente a quantidade de dados e espaço ocupado.

Este procedimento também pode ser realizado através dos filtros da tabela (clicando  sobre o cabeçalho), mas toma mais tempo de processamento, especialmente quando temos muitos registros armazenados.

Como Criar uma Consulta de Seleção Simples?

SelQuery2

Figura 2: Construindo uma consulta de seleção

No Access, clique na guia “Criar” > “Design de Consulta”.

(Figura 2). Na caixa “Mostrar tabela”, clique duas vezes sobre a tabela “Tbl_Vendas” para adicioná-la à sua consulta. É possível também arrastar uma tabela do Painel de Navegação (à esquerda) ao design de consulta.

Clique duas vezes sobre os campos “Data”, “Produto”, “Cliente” e

Figura 3: Escolha "Selecionar" para consulta de seleção e "Executar" para verificar os resultados

Figura 3: Escolha “Selecionar” para consulta de seleção e “Executar” para verificar os resultados

“Quantidade” para adicioná-los na consulta de seleção. É possível também arrastar os campos para o painel inferior para adicioná-los ao design da consulta.

Por padrão, o Access considerará a consulta como uma consulta de seleção. Se não, assegure-se de selecionar o botão “Selecionar”, no grupo “Tipo de Consulta”. Para visualizar os resultados da consulta, clique no botão com sinal de exclamação “Executar”. (figura 3).

Neste caso, observe que todos os registros são exibidos, tal como abrisse a tabela diretamente. Necessitamos criar os filtros de seleção para fazer valer a consulta de seleção.

Criando Filtros de Seleção

Figura 4: Inserindo critérios de seleção

Figura 4: Inserindo critérios de seleção

Como demonstrado na figura 4, observe os campos da barra inferior do design de consulta, denominados “Critérios”. É aqui onde você poderá definir os critérios de seleção, onde podemos utilizar funções do sistema (como conversão de valores, formatação de texto, etc), funções personalizadas, condicionais como “ou” e “e”, sinais como maior ou igual

(<=), menor ou igual (>=), cálculos matemáticos dentre outras possibilidades.

Neste exemplo, desejamos filtrar as vendas do período de janeiro, então inserimos, no campo “Data”, o critério como segue: “>=#01/01/2014# E <=#31/01/2014#”. Também queremos selecionar, neste período, apenas as vendas do produto “PROD-2”, e inserimos “PROD-2” no critério do campo “Produto”.

Pressione CTRL+B ou clique com o botão direito sobre a aba da consulta “Consulta1”, selecione “Salvar”, atribua um nome e confirme para salvar sua consulta. A consulta ficará armazenada no Painel de Navegação e sempre que abrí-la, automaticamente retornará os registros que satisfazem os critérios já definidos.

Visualizar como Código SQL

Toda a consulta criada através do design de consulta, gera um código em SQL (structured query language). Se você deseja criar ou editar a consulta através dessa linguagem, clique “Modo SQL”, em “Modo de Exibição” (ao lado do botão “Executar”).

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