Controle e Revisão de Alterações em Planilhas do Excel


Quem alterou esse valor na planilha? Qual era o valor original? Qual a versão mais atualizada? Aprenda a controlar todas as alterações realizadas em uma planilha e garanta a confiabilidade dos dados em planilhas de Excel!

Dentro de uma empresa ou negócio, surgem várias situações em que é necessário compartilhar alguma planilha contendo dados e informações específicas que precisam de alguma aprovação, revisão ou alteração por parte dos destinatários. O problema surge na hora de controlar as várias versões que podem surgir a partir daquele arquivo. Se estivermos criando uma planilha de orçamento, por exemplo, os valores orçados irão variar consideravelmente ao longo do seu percurso final até a versão final.

O resultado é que temos inúmeros e-mails, planilhas e “V’s’ de versões, onde não podemos ter a certeza plena de qual é a mais atualizada e a mais correta. Com certeza, podemos realizar algum controle pelos e-mails enviados, mas e se o remetente anexou a planilha errada? E se salvamos o arquivo em uma pasta compartilhada?

O Microsoft Excel oferece um recurso que permite controlar e revisar todas as alterações realizadas em uma planilha, facilitando a acuracidade da informação, reduzindo mal entendidos e identificando os erros (quem, onde, quando e como).

Controle e Revisão de Alterações

Como acessar o controle de alterações? Neste exemplo, vamos utilizar uma planilha de previsão de vendas de uma empresa de lubrificantes automotivos para o próximo ano.

Figura 1: Planilha de previsão de vendas.

Figura 1: Planilha de previsão de vendas.

 

Figura 2: Configurar o controle de alterações.

Figura 2: Configurar o controle de alterações.

Esta planilha é gerada por um departamento responsável e depois segue para validação e pode ser alterada pelos departamentos de Marketing, Financeiro e de Vendas da empresa. Para manter histórico (figura 2) de todas as alterações realizadas, clique na guia “Revisões” > “Controlar Alterações”. Selecione a opção “Controlar alterações ao editar”.

Marque a opção “Quando:” e selecione “Todas” na caixa de combinação. Você escolher uma opção de alterações não revisadas, desde a última gravação ou outro período desejado.

Marque a opção “Autor:” e selecione “Todos” na caixa de combinação. Você escolher uma opção de outros autores ou todos menos você.

Marque a opção “Onde:” e selecione informe o intervalo de células que o Excel controlará nas alterações que, neste exemplo, selecionamos como B5 ao M8.

Marque a opção “Realçar alterações na tela”.

Agora você poderá notar que toda e qualquer modificação realizada nas células indicadas serão realçadas com um comentário indicando quem alterou, quando, do que, e para o que, como demonstrado na figura 3.

Figura 3: Alterações realçadas na planilha.

Figura 3: Alterações realçadas na planilha.

Se desejar, você poderá gerar uma lista contendo todo o histórico de alterações realizadas, com as mesmas informações do comentário. Salve a planilha após as alterações realizadas, abra a caixa “Realçar alterações”, marque a opção “Listar alterações em uma nova planilha” e clique em “OK”. Uma nova será criada com a descrição de cada mudança realizada.

Você também tem a opção de aceitar ou rejeitar cada alteração realizada na planilha. Clique na guia “Revisões” > “Aceitar/Rejeitar Alterações”. Determine os critérios de “Quando”, “Autor” e “Onde” e clique em “OK”. Uma caixa surgirá com as opções de aceitar/rejeitar um a um ou todas as alterações.

Figura 4: Aceitar ou rejeitar alterações realizadas.

Figura 4: Aceitar ou rejeitar alterações realizadas.

 

 

           

   

  

 

 

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