Desvendando a tabela dinâmica 1 comentário


A tabela dinâmica é um recurso oferecido pelo Microsoft Excel que possibilita trabalhar com dados, cruzar informações, movimentar layout num relatório, transformar dados, dentre várias outras atividades. O objetivo é sempre transmitir ou compor informações para uma análise que seja interessante, útil, insightful.

Normalmente desconhecemos as habilidades que podem ser criadas através deste recurso, não temos conhecimento das informações que podemos encaminhar e relatórios que podemos consolidar. E se pudéssemos resumir estas funções para uma necessidade pontual que identificamos? Como resumir o que podemos fazer com uma tabela dinâmica? Que informações podemos divulgar? Que análises poderemos dinamizar? Leia, abaixo:

1) Transpor e dispor dados:

A informação poderá ser divulgada de diversas maneiras e em quaisquer disposições. Demonstrando, por exemplo, nomes de vendedores por linhas no Excel e quantidade de vendas realizadas por mês (valores) nas colunas, e vice-versa. (Figuras 1 e 2). Basta arrastar os campos exibidos no topo para as caixas abaixo.

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É possível criar quantos “filtros” forem necessários para selecionar a informação que será exibida na tabela dinâmica e no seu relatório. Podemos permitir que o usuário do relatório possa filtrar as informações de um vendedor específico, exibindo apenas as suas vendas mensais, conforme Figura 3.

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Quando uma tabela dinâmica abrigar mais de uma dimensão de valor, conseguiremos movimentar se esta informação será exibida linha a linha ou coluna  a coluna, utilizando os quadrantes (rótulos de linha/coluna) na “Lista de campos da tabela dinâmica”.

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2) Agrupar, listar, classificar e detalhar informações:

Sem dúvida, as funcionalidades mais utilizadas na tabela dinâmica são aquelas que permitem ao usuário agrupar dados, criar listagens e abrir detalhes (drill down). É possível acrescentar quantos rótulos de linha forem necessários para aumentar a profundidade do detalhe.

Neste exemplo, agrupamos as informações por meses (somatória das vendas), mas podemos, eventualmente, clicar no sinal de “+” para detalhar, ou drill it down para analisar qual a performance de cada um dos vendedores no mês em questão, conforme a figura 6.

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Eventualmente, necessitaremos converter a tabela dinâmica para uma listagem simples que podemos copiar e colar em outro relatório. Com a tabela dinâmica selecionada, na aba “Design” aponte para “Layout do Relatório” > “Mostrar em Formato de Tabela”. No mesmo caminho, selecione “Repetir Todos os Rótulos de Item”. Isso fará com que retornemos para o layout antigo (Excel 2003) e exibamos os rótulos em repetição nas linhas (figura 7).

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Todas as informações podem inclusive ser classificadas, clicando com o botão direito sobre a coluna desejada, e “Classificar” > “Classificar do Maior para o Menor” e vice-versa.

Podemos agrupar não apenas rótulos, mas valores também! Vamos assumir que desejamos contar quantos vendedores realizaram uma determinada faixa de vendas, no mês de Janeiro. Arraste o campo “Vendas” para “Rótulos de Linha”, “Mês” para o campo “Filtro de Relatório” e “Vendedores” para o campo “Valores”. Observe que a tabela dinâmica automaticamente assume que iremos contar os vendedores (já que é um campo de texto e não-numérico).

Sobre as colunas onde estão os rótulos de linha ou seja, as “Vendas”, clique com o botão direito e selecione “Agrupar”. Na caixa “Agrupamento”, determine onde inicia o agrupamento, onde termina, e o intervalo de valor que irá compor nossos grupos (“Por:”).

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3) Realizar operações matemáticas/estatísticas:

Juntamente com os agrupamentos e seleções que demonstramos em uma tabela dinâmica, poderemos, também, realizar algumas operações e funções matemáticas e estatísticas como adição, multiplicação, média, máximo, mínimo, desvio padrão, etc.

Para alterar estas operações, clique com o botão direito sobre a coluna que contém os valores a modificar, aponte para “Resumir valores por” e selecione a opção desejada (mais comum) ou clique em “Mais opções…”. Em nosso exemplo, é incorreto somar o % de desconto, então iremos usar a média para uma análise coerente.

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4) Demonstrar representatividade, soma acumulada, ranking entre dados:

Além de realizar operações podemos também demonstrar a relação e representatividade entre as informações presentes na dinâmica, respondendo as questões a seguir:

Quanto representa, percentualmente, as vendas de cada vendedor relativamente ao total de vendas do ano (figura 10)? E mensalmente? (figura 11)

Qual é o melhor vendedor? (figura 12)

Quais foram as vendas acumuladas mensalmente? (figura 13)

Para realizar qualquer uma destas operações, utilize, da mesma forma, o botão direito (sobre o campo de valor) e selecione “Mostrar valores como” e escolha umas das opções disponíveis ou clique em “Mais opções…”. Vamos utilizar “% do Total Geral” para exibir a relação dos vendedores sobre o total de vendas do ano:

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Excelente! Agora, selecionamos “% do Total de Linhas Pai” para fazer este cálculo mensalmente:

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Selecionando a opção “Classificar do Maior para o Menor”, a tabela dinâmica automaticamente criará um ranking, substituindo a quantidade de vendas pela posição do melhor vendedor para o pior vendedor, caso criássemos um ranking para a equipe.

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No menu, escolha “Soma acumulada em…” e marque “Mês” no “Campo base” e veja como os resultados são somados com o mês anterior, de forma cumulativa.

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5) Utilizar fórmulas com os campos de valores:

Além de todos os recursos, a tabela dinâmica permite ainda que se crie suas próprias fórmulas para utilizar de forma dinamizada, mas fique atento: só poderá ser utilizado no campo de valores.

Vamos supor que desejamos visualizar os resultados de vendas em R$. Neste relatório analisamos apenas as vendas em unidades e para obter os resultados em R$ (valores) será necessário multiplicar pelo preço unitário. Suponhamos, ainda, que esta empresa comercialize apenas um produto que tem um valor unitário de R$ 45,00 e o cálculo do total de vendas em R$ seria “unidades” x R$ 45,00!

Com a tabela dinâmica selecionada, aponte para a guia “Opções” nos menus superiores, selecione “Cálculos” > “Campos, Itens e Conjuntos” > “Campo Calculado”. Dependendo do layout do seu Excel as posições e tamanhos deste botões podem variar, mas estará basicamente na mesma localização.

Na caixa de diálogo “Inserir campo calculado”, atribua um “Nome” para sua fórmula e digite sua sintaxe no campo “Fórmula”. Nossa sintaxe será “Vendas * 45” (sem aspas). É possível também clicar duas vezes nos campos disponíveis abaixo ao invés de digitá-los manualmente. Clique em “Adicionar”.

O campo calculado será automaticamente inserido e apurado na tabela dinâmica!

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Discorremos sobre apenas uma parcela das funcionalidades que a tabela dinâmica pode produzir nos relatórios e análises, mas ainda assim, muito úteis no dia a dia!

Em breve, mais artigos sobre a tabela dinâmica.


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Desvendando a tabela dinâmica
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A tabela dinâmica é um recurso oferecido pelo Microsoft Excel que possibilita trabalhar com dados, cruzar informações, movimentar layout num relatório, transformar dados, dentre várias outras atividades. O objetivo é sempre transmitir ou compor informações para uma análise que seja interessante, útil, insightful. Normalmente desconhecemos as habilidades que podem ser criadas através deste recurso, não temos conhecimento das informações que podemos encaminhar e relatórios que podemos consolidar. E se pudéssemos resumir estas funções para uma necessidade pontual que identificamos? Como resumir o que podemos fazer com uma tabela dinâmica? Que informações podemos divulgar? Que análises poderemos dinamizar? Leia, abaixo: 1) Transpor e dispor dados:
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