“É pra ontem!”: Como gerenciar o tempo


Algumas atitudes podem auxiliar o profissional a lidar no dia-a-dia com a pressão dos prazos apertados, cobrança ostensiva e as tarefas que surgem “para ontem”.

urgen      Será que é realmente urgente? E é importante?

Frequentemente, as tarefas surgem sufixadas da palavra urgente, ou no famoso prazo “para ontem”. Mas partindo do olhar do solicitado devemos sempre nos questionar se é realmente urgente e se é importante. Aquilo que é urgente é toda a atividade que deve ser executada à frente de todas as demais, havendo prioridade sobre sua entrega. Mas nem sempre o que é urgente, é importante.

O que é importante? Uma tarefa importante é aquela que caminha para o objetivo da empresa, ou da área. Solicitar compra de material de escritório não é uma tarefa importante para um escritório de consultoria financeira, pois não está diretamente relacionado ao objetivo da área.

Todos os trabalhos que surgirem deverão ser criticados e classificados se são realmente urgentes e importantes.

urgen2     Desenvolva uma negociação eficiente de prazos

Conhecendo a natureza das solicitações, sabendo se elas são ou não urgentes, chega o momento de negociar os prazos de entrega, que envolve, naturalmente, habilidade de comunicação com seu ouvinte (mesmo seu chefe):

  • Apresente sua agenda, se necessário, e as atividades alocadas no dia;
  • Demonstre interesse em ajudar e não menospreze a solicitação;
  • Apresente datas alternativas para entrega;
  • Caso realmente seja uma tarefa mais importante/urgente, solicite ajuda do seu gestor para re-priorizar suas atividades.

urgen3     Planejamento eficaz

Definida nossa agenda de trabalho, surge uma tarefa mais importante para qual alocamos esforço imediato. Logo em seguida surge outra, e outra. Um e-mail aqui, outra reunião ali. E quando notamos nosso planejamento da semana foi por água abaixo.

Um plano eficaz de trabalho deve considerar, outrossim, as tarefas pontuais que podem surgir ao longo de um dia de trabalho. Reserve, portanto, certo tempo para contemplar estas atividades e não furar seu cronograma, atrasando demais projetos e prejudicando as expectativas dos demais clientes.

Algumas dicas:

  • Crie uma planilha ou utilize o Outlook para organizar suas tarefas e projetos;
  • Não se desespere ao surgir uma nova demanda, negocie, transparentemente, os prazos e as atividades;
  • Desabilite o popup do Outlook para evitar ler e-mails instantaneamente, estabeleça horários para olhar seus e-mails (e contabilize-os em seu planejamento);
  • Estabeleça as pautas (hora de início e fim para cada assunto) das reuniões antes de agendá-las, e contabilize-as em seu dia-a-dia.

724 total views, 1 views today

Summary
Description
Frequentemente, as tarefas surgem sufixadas da palavra urgente, ou no famoso prazo "para ontem". Mas partindo do olhar do solicitado devemos sempre nos questionar se é realmente urgente e se é importante. Aquilo que é urgente é toda a atividade que deve ser executada à frente de todas as demais, havendo prioridade sobre sua entrega. Mas nem sempre o que é urgente, é importante. O que é importante? Uma tarefa importante é aquela que caminha para o objetivo da empresa, ou da área. Solicitar compra de material de escritório não é uma tarefa importante para um escritório de consultoria financeira, pois não está diretamente relacionado ao objetivo da área. Todos os trabalhos que surgirem deverão ser criticados e classificados se são realmente urgentes e importantes.
Author

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *