Importando Dados do Excel para Access


Como importar dados do Microsoft Excel para o Microsoft Access? Existem duas maneiras: Vinculando ou importando uma planilha diretamente. Neste artigo iremos descrever os passos para executar estas operações.

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Vinculando uma Planilha ao Microsoft Access

Vincular uma planilha do Excel ao Access é uma maneira rápida de importar os dados e criar uma rotina que permitirá realizar a importação mais de uma vez. Por exemplo, se esta planilha é atualizada diariamente, será mais fácil vinculá-la e inserir os dados do vínculo em uma tabela do Access, sem necessidade de importar diretamente, todos as vezes que precisar atualizar.

Figura 1: Configurando o tipo de importação (vínculo)

Figura 1: Configurando o tipo de importação (vínculo)

Para criar um vínculo com a planilha, no Access, clique na guia superior “Dados Externos” > “Excel”.

No assistente “Obter Dados Externos – Planilha do Excel”, clique em “Procurar” para localizar a planilha do Excel que contém os dados para importação.

Marque a opção “Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada.” > “OK”. (figura 1)

Como demonstrando na figura 2, é possível visualizar dados de exemplo da planilha que está sendo vinculada e selecionar a aba que contém os dados.

É possível também selecionar intervalos nomeados, ou seja, células para as quais o usuário atribuiu um nome que, não necessariamente, encontram-se no início das

Figura 2: Selecione aba ou intervalo que contém os dados para importação

Figura 2: Selecione aba ou intervalo que contém os dados para importação

linhas ou colunas, mas que possuem os dados desejados.

Clique em “Avançar”. Se a primeira linha dos dados contém os nomes das colunas para a tabela, marque a opção “A primeira linha contém títulos da coluna” e clique em “Avançar”.

Atribua um nome à tabela vinculada que será criada e clique em “Concluir”.

A tabela vinculada que será criada no banco de dados do Access será automaticamente atualizada se houver alguma alteração na planilha de origem, mas não poderá alterar os dados da tabela. Por este motivo, é possível utilizar uma consulta de inserção ou de criação de tabela.

Neste exemplo, criamos uma consulta de criação de tabela, para gerar uma tabela local

Figura 3: Tabelas e consulta para atualização

Figura 3: Tabelas e consulta para atualização

no Access: Na guia “Criar”, clique em “Design de Consulta”, adicione a tabela “Funcionarios” e selecione os campos (colunas) que serão criados para a tabela local. Selecione o tipo de consulta “Criar Tabela” no menu superior. Atribua um nome para a tabela a ser criada, um nome para a consulta e salve-a.

Agora toda vez que clicar duas vezes sobre a consulta criada, a tabela anterior será substituída pela versão mais atualizada do vínculo realizado, com a possibilidade de ser modificada como necessário. A criação da tabela  espelho (da planilha vinculada) dentro do Access é também recomendada para definir uma data/horário de corte (impedir atualizações após) e melhorar a velocidade de trabalho com os dados.

Importando Diretamente uma Planilha

Outra opção para sincronizar dados do Excel para o Access é importando-se diretamente para uma nova tabela ou acrescentando os registros à uma tabela existente.

Para uma Nova Tabela

Para importar dados de uma planilha, no Access, clique na guia superior “Dados Externos” > “Excel”.

No assistente “Obter Dados Externos – Planilha do Excel”, clique em “Procurar” para localizar a planilha do Excel que contém os dados para importação.

Marque a opção “Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual” e clique em “OK”. Esta opção irá automaticamente criar uma nova tabela e inserir os dados nesta nova tabela.

É possível visualizar dados de exemplo da planilha que está sendo importada e selecionar a aba que contém os dados ou selecionar intervalos nomeados.

Figura 4: Especificar propriedades dos campos para importação

Figura 4: Especificar propriedades dos campos para importação

Clique em “Avançar”. Se a primeira linha dos dados contém os nomes das colunas para a tabela, marque a opção “A primeira linha contém títulos da coluna” e clique em “Avançar”.

Neste passo, é possível alterar as propriedades dos campos que serão importados como o nome do campo (título da coluna), se ele é indexado ou não (que significa que ele é único e não se repete), o tipo de dados (texto, numérico, etc) e se ele deve ser importado ou ignorado (figura 4). Clique em “Avançar”.

Em seguida, escolha entre as opções “Permitir que o Access adicione a chave primária”, escolha um campo que a representará em “Escolher minha própria chave primária” ou “Sem chave primária”. Se você pretende evoluir na construção de um banco de dados íntegro e rápido, com uma ou mais tabelas que se relacionam com os dados que está importando, então é indicado utilizar chave primária. A chave primária é um campo utilizado para identificar exclusivamente cada registro da tabela. Clique em “Avançar”.

Atribua um nome à tabela que será criada e clique em “Concluir”.

Para uma Tabela Existente

É possível adicionar os dados diretamente à uma tabela que já existe, sem necessidade de criar uma nova. Siga os mesmos passos descritos acima, mas selecionando a opção (na primeira tela) “Acrescentar uma cópia dos registros à tabela” e selecione a tabela de destino.

O Access automaticamente irá assumir que a primeira linha contém os títulos das colunas. Portanto, é obrigatório que os nomes das colunas da tabela de destino sejam iguais aos nomes das colunas da planilha que está sendo importada, caso contrário o Access não conseguirá importar os dados.

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