O analista e o Excel


Pra quem gosta de criar planilhas, programas no Excel e, mesmo se você não trabalha diretamente com ele, é preciso lembrar e resgatar o centro da sua função dentro da empresa. Atenção para não focar demais na ferramenta e menos no negócio.

Quando fui trabalhar efetivamente com inteligência de negócios, houve necessidade de utilizar o Excel a todo o tempo para gerar relatórios e construir informações relevantes para a empresa. Descobri gostar bastante da ferramenta, principalmente quando consegui transformar um processo manual, que tomava horas de digitação, para uma rotina que levava menos de um minuto. Isso era sensacional.

Podia realizar diversas tarefas em um dia e ainda sobrava tempo para aprender mais. O Excel era uma ferramenta importante e essencial para minha função mas alguns anos mais tarde tomei noção das coisas em si. As pessoas que eram nossos clientes não demandavam uma planilha mas informação em tempo hábil. Outros clientes queriam soluções e análises que suportassem sua tomada de decisão, não importava se você criaria uma planilha que manipulasse milhares de dados em alguns minutos para gerar a informação.

Os profissionais desta área devem tomar cuidado para não focar muito na ferramenta e pouco em sua função efetiva como profissional.

Fuja da pastelaria!

Seus clientes podem estar acostumados a pedir relatórios, apresentações e informações a qualquer tempo, sempre com urgência. Esta cultura de “pedir pastel” pode ter sido criada pela gestão e pelo próprio analista quando atende as solicitações sem entender a real necessidade dos solicitantes.

Uma informação pontual pode ser incluída em relatórios periódicos, evitando que estes pedidos repentinos ocorram. Basta orientar seus clientes como buscar a informação dentro do relatório já existente e que é enviado regularmente, reeducando-os, ademais, a se programar para utilizar a informação em suas atividades.

Obviamente, os “pastéis” não deixarão de existir, mas precisam ser analisados e organizados dentro da sua agenda, possivelmente re-priorizando outras atividades. Se todos os dados e necessidades dos seus clientes estiverem mapeados, você poderá criar ou solicitar alguma planilha ou sistema automatizado que irá poupar todo tempo que seria antes ocupado com estas solicitações corriqueiras.

Ainda assim, capriche!

Informações urgentíssimas não precisam ser incluídas num layout elaborado, são dados crus. Mas se dispor de um pouco mais de tempo, tente deixar a planilha mais bonita e agradável, com o logo da empresa, títulos e formatação adequada.

Mesmo que seja algo que pareça trivial, tente agregar um mínimo de valor no que você está entregando.

Torne se um analista e consultor

Ao Invés de montar inúmeras planilhas, automatizadas e que você considera fantásticas, procure entender as necessidades do seu cliente. Onde ele vai utilizar esta informação e quais problemas ele procura resolver? Mesmo que você não conheça muito do Excel avalie o impacto e importância de seu trabalho: você apenas copia e cola ou transforma a informação em conhecimento útil para a estratégia da empresa?

Programas em Excel podem dispensar 3 a 4 analistas que executavam apenas trabalho manual.

Programas em Excel podem dispensar os analistas que executavam apenas trabalho manual, através da automatização dos processos. O analista deve ser responsável por agregar valor e concluir recomendações importantes para o corpo estratégico do negócio.

Se você apenas realiza um trabalho manual, trate de evoluir para algo mais estratégico (mesmo que isso custe uma conversa com seu chefe), afinal processos manuais podem ser automatizados.

Além de prover um relatório, pense em quais soluções e conclusões criativas pode desenvolver para ele. Monte slides de apresentação com os passos de levantamento de dados, análise e recomendações. Apresente pessoalmente seu trabalho e desenvolva uma parceria mútua com quem está atendendo.

Lembre se que você quer ser conhecido como um analista e não como um “planilheiro”.

Desta maneira, você irá agregar valor ao seu trabalho e demonstrar a seus clientes que eles precisam de mais que uma planilha. Eles Irão passar a pedir análises e não dados, e aí você terá espaço para negociar melhor seus os prazos e entregar resultados com mais qualidade.

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