Utilizando a função Colar Especial



Dentro do Microsoft Excel, você já deve ter utilizado várias vezes as funções de copiar e colar, também chamadas de copy & paste ou “CTRL+C” e “CTRL+V”. Esta função copia os dados das células selecionadas e cola em outras células, mas leva consigo toda formatação (cores, bordas, textos), fórmulas e valores.

Mas em alguns momentos será necessário colar os dados das células de formas diferentes, somente os valores, somente as fórmulas, ou somente as formatações das células.

1) Colar somente valores: Neste caso queremos copiar os dados contidos em algumas células, ignorando as formatações e transformando as fórmulas em valores fixos que não se alteram mais como antes (em função de um recálculo ou alteração de alguma variável).

Copie as células desejadas , clique com o botão direito do mouse, selecione “Colar especial…” no menu suspenso e, na caixa de diálogo que surgirá “Colar especial…”, selecione “Valores”. Clique em “OK”. O Excel irá colar somente os valores e irá ignorar os demais recursos. As formatações das células de destino serão preservadas.

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2) Colar formatações: Selecione e copie as células desejadas e, em “Colar especial…”, selecione “Formatos”. O Excel irá ignorar valores e fórmulas e irá colar apenas as formatações nas células, mantendo as fórmulas e valores da células de destino intactas.

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3) Colar fórmulas: Utilize para para transportar apenas as fórmulas (os valores copiados também serão colados) para as células de destino, transformando os valores existentes em fórmulas, mas mantendo a formatação original. As fórmulas irão acompanhar as referências (linhas e colunas) para onde estão sendo coladas, por exemplo, se a fórmula na célula B1 copiada é “=A1”, ao colar na célula B5, a fórmula se alterará automaticamente para “=A5”.

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4) Colar comentários: Se você tem marcações de comentários em algumas células e deseja transferi-los para outras células (ou colar), sem alterar formatações, fórmulas ou valores, selecione “Comentários”, na caixa de “Colar especial…”

5) Colar validação: É possível colar, inclusive, critérios de validação de uma célula para outra, por exemplo, uma validação de dados de uma célula que permita apenas entrada de números inteiros, sem alterar os demais componentes das células de destino. Para executar este processo selecione “Validação” na caixa “Colar especial…”

Algumas opções adicionais que você deve considerar ao fazer um copiar e colar, também oferecidos através do recurso “Colar especial…”:

  • Todos usando tema de origem;
  • Tudo, exceto bordas;
  • Larguras de coluna;
  • Fórmulas e formatos de número;
  • Valores e formatos de número.

Além das formas de colagem, podemos realizar operações ao colar (… essa você não sabia!). Ou seja, podemos copiar dados e colar dados em outras células somando, subtraindo, multiplicando ou dividindo com os valores preexistentes.

Por exemplo, vamos assumir que você possua os dados conforme a figura 4, onde a primeira linha contém o consumo de água em Abril, a segunda linha contém o consumo de água de Maio, e terceira possui o total dos dois meses (neste caso, não utilizaremos uma fórmula para totalizar).

Copie a primeira linha, e cole valores na terceira linha. Observe que na caixa de diálogo “Colar especial…”, o grupo “Operações” está selecionado como “Nenhum”, o que significa que ao colar os dados, o Excel substituirá as informações anteriormente inseridas nas células de destino, como as células estavam zeradas, nenhum problema nesta ação.

Agora, vamos adicionar à terceira linha de total, os dados de consumo de Maio (segunda linha): copie todas as linhas, selecione “Colar especial…” com o cursor sobre a primeira coluna da terceira linha, na caixa de diálogo “Colar especial…”, escolha a opção “Valores” (no grupo “Colar”) e a opção “Adição” (no grupo “Operações”). Clique em “OK”. Assim você adicionará os dados de consumo de Maio, aos dados anteriormente inseridos na linha de total.

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Se por acaso você recebeu uma planilha com os dados mensais de consumo de água por região, onde os meses estão descritos por coluna e as regiões por linhas. Você precisa, por algum motivo, inverter esta ordem, para exibir os meses linha a linha e as regiões do Brasil, coluna a coluna. Como fazer?

O Colar Especial também oferece um recurso para este procedimento! Basta copiar todos os dados e, com o cursor sobre a célula onde deseja inserir as informações, selecionar “Colar especial…” no menu suspenso e marcar a opção “Transpor”. Clique em “OK” e observe os dados se transformarem de linhas para colunas e vice-versa!

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